什么是数字化采购?一文解析!

news/2024/7/14 19:52:30/文章来源:https://blog.csdn.net/BeWorkingMan/article/details/139302263

在快速发展的数字经济时代,越来越多的企业开始想要了解什么是数字化采购?因为数字化采购已经成为提升效率、降低成本的关键举措。简单来说,采购数字化就是利用先进的数字化技术和工具,对传统的采购流程进行改造和优化,实现采购活动的电子化、智能化和自动化。它不仅提高了采购的透明度和可追溯性,还帮助企业更精准地把握市场动态,实现资源的最优配置。

让我们通过概述好好了解一下是怎么形成的数字化采购的。

数字化采购概述:

数字化采购是通过大数据、流程自动化等新一代信息技术,以降本增效为核心目的,面向采购需求计划、寻源、 订单执行、财务对账、供应商管理等采购全流程,进行从线下到线上的业务流程转移构建在线、规范、透明、决策智能、内外协同的新型企业采购管理体系,提升供应链响应速度和协同效率。其中,SRM是支撑采购数字化管理的核心系统。贯穿完整的采购流程,通常来说需要将SRM系统与ERP、SCM做集成, 以打通上下游供应链的壁垒,保持供应链的连续性与稳定性。

了解完数字化采购的优势后,再来看看数字化采购转型的困难的原因:

1. 管理层缺乏采购数字化管理的意识

一方面企业管理层没有认识到采购管理转型升级的重要性,尤其是中小企业,采购需求简单、供应商数量少、 数字化基础薄弱,通过简单的信息化管理工具满足基础需求后,难以进行体系化的数字化规划;另一方面对采购数字化管理的推动不到位,缺乏专人专岗专项负责、未能投入足够的成本和时间、需求和解决方案匹配不到位,导致采购数字化流于形式。

2. 采购流程缺乏有效监督,易滋生腐败

企业采购环节涉及的参与主体多、采购品类复杂且直接关乎金钱成本支出,过去那套与供应商微信、电话私下沟通定价的方式,往往效率低下且流程不易监控管理,采购人员工作灰度空间大,易滋生腐败行为。在激烈的市场 竞争环境下,企业采购环节迫切需要进行数字化转型以实现阳光透明。

3. 采购流程冗长,缺乏统一的系统与制度管理

企业采购涉及需求管理、寻源、订单、合同、收货、质检入库、财务对账、供应商管理等环节,流程长、审核环节多、 工作量大、人工处理易出错,缺乏统一的采购管理平台与制度管理的企业,易出现采购成本和管理费用过高、需求 规格不够明确、检验标准不清、供货渠道不稳定、交货周期长等问题。

4. 缺乏体系化的供应商关系管理:

一方面对供应商的管理不规范,缺乏一套体系化的供应商准入、考核、评级、优化淘汰的供应商管理机制,对 供应商档案的数据管理不到位,更新不及时,无法保障稳定供应;另一方面,大部分企业与供应商的对接仍然依靠 电话、微信、纸质单据传播等传统方式,信息不互通,协作效率难以提升。

以上这些原因,都是源于对数字化采购的认知不够深刻,接下来看看数字化采购在应用场景下的应用和优势具体表现:

数字化采购的应用场景,基本贴合采购业务流程,由于采购流程长,细节多,将上图中采购数字化的小应用分成了供应商管理、采购需求管理、采购寻源、采购履约、交付结算五大环节,分别进行讲解:

1. 供应商管理:

简道云供应商管理模板,可以直接查看和使用:https://www.jiandaoyun.com

(1)全过程管理:过去,企业业务简单,对接供应商数量少,需求供给匹配,价格合适就能完成采购计划,无需对供应商进行体 系化的管理。而在数字化日益发展、社会分工和管理日益精细化的今天,企业的采购需求日益繁杂,面对的供应商 队伍日渐庞大。 因此企业对供应商的管理必须有一套线上的从供应商申请→准入→考核→评级→改进优化 / 淘汰的标准化管理流程,才能帮助企业沉淀优秀供应商资源,提升供应商管理效率和质量,从而进一步推动企业的降本增效。

(2)连接供应商:企业需要有一个可以跨组织连接供应商的供应商管理系统,并能够设置对应权限,让采购和供应商之间各环节 的信息流转和协作能全程线上完成,比如让供应商实时收到流程提醒、供应商能自行查看流程进度、自行提交修改 企业资质信息等,大大提高采供协作效率,沉淀供应商管理数据,并对供应商进行绩效考核。

(3) 供应商管理内容:

供应商电子档案:过去,供应商档案都由采购或者供应商开发人员挨个向供应商收集 Word 或 Excel 信息文档,再手动汇总审核, 资质更新时需重新收集文档并人工修改替换原有文档,十分耗费人力。因此供应商电子档案是实现供应商数字化管理的基础,应能实现:

• 向潜在供应商收集多维度的企业工商信息,比如纳税人识别号、企业状态、成立时间、法定代表人、注册资本、经营范围等,通常可以通过打通阿里云、企查查、天眼查等企业工商信息平台,通过企业名称自动调取公开信息;

• 供应商应能自助修改企业信息、更新资质证书、添加供应产品等;

• 同时还应针对供应商公司资质到期、产品资质到期设置预警,提醒供应商及时更新材料

供应商准入:企业可以对不同领域的供应商设置准入条例,并基于条例在提交的潜在供应商名单中筛选出审核合格的供应商 进行准入。

供应商绩效管理:

系统应记录供应商在协作过程中的行为情况,包括资质审核、交易额、价格、产品质检评分、合同履约、售后服务等, 企业针对重视的项目进行赋分和权重设定,搭建自定义的考核模型,模型通过采集各项目数据自动完成周期性的绩效考核。

绩效考核完成后,还应搭建可视化的绩效考核看板,采购人员可通过供应商考核看板对供应商的“优胜劣汰”进 行决策。

2. 采购需求管理:

通常有两种实现方式:

第一种是各采购需求业务部门在 ERP 中开展采购计划并向采购部门发起采购需求,将 ERP和SRM系统数据打通后,ERP中的采购需求自动流转到 SRM 流程中,采购部门即可对内对外实现供需协同;

第二种是直接在 SRM 系统中完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能模块,后续的对内对外的采 购全流程也都在这套 SRM 系统中完成,实现端到端的一站式服务。

3. 战略寻源

(1)询报价管理:传统询报价流程需要采购员将询价表 Excel 通过微信、邮箱等发给各供应商,再人工回收报价表进行汇总比价, 效率低,过程管控难。

采购数字化流程下的询报价,则需能满足:采购员在采购管理系统中针对目标供应商批量发起询价流程,供应商在微信、钉钉、企业微信等常用社交工作 平台中即可收到询价通知,填写报价数据后,数据即可自动返回到统计表单中,同时系统自动汇总生成比价单。

(2)招投标管理:

传统招投标多为线下,采购需要一对一通知供应商参与招投标,到现场进行唱标、评标、开标等活动。线下招标过程也不规范,各个环节的情况记录难度大,“暗箱操作”无法管控,导致传统招投标一直存在较大灰色空间。

而将招投标过程全程线上化,能实现招投标全过程可控可查,在较大程度上规避不规范的招投标流程,保证采 购寻源的阳光透明。 线上招投标需要能实现:

  • 采购和供应商在线上即可完成从邀标、报名、答疑、投标到中标的全流程协同;
  • 招标负责人、管理层(需求方)、供应商、评标专家 4 方基于线上即可实现各流程节点的审批。

4.采购履约:

(1)采购合同管理:

过去:企业在和供应商签订采购合同时,采购员需要手工编制合同,并打印出来给领导审批签字盖章,再拍照或者传真给供应商,供应商打印盖章后再回传回来,流程繁琐且机械。

现在:企业可以提前根据不同类别的采购定义好合同模板,再配合自动打印,一键生成各类合同并自动流转给相关负责人进行审批,审批完成后自动通知供应商下载合同。全程线上完成采供合同的传递,做到过程高效透明管理。

(2)采购订单管理:

过去:采购订单依靠照片截图或者纸质订单进行传递和确认,供应商也需要通过手工将订单信息录入订单系统。

现在:企业可直接在系统发起订单流程,选择供应商以及联动出订单信息。供应商收到订单信息后随时确认,并可通过复制、导入的方式录入到自己的订单系统

(3)收发货协同:

过去: 很多供应商仍然需要手写纸质发货单、或通过 erp 打印发货单,贴在货物上送出,再通过电话、微信、邮件等方式通知客户发货情况,采购业务员收到货后需要手动将收货信息录入库存管理系统。 由于发货单繁多,且每家供应商的发货单格式不同,采购人工录入时低效易错。

现在: 供应商发货后在SRM系统中联动出未发货明细,录入提交并自动打印出统一格式的发货单,并实时通知到采购员发货进度。到货后手机扫码填入核对的货物信息,即可自动入库。

5.交付结算:

(1)质量协同:

过去:产品到货后需由质检部门检验,检验结果通过电话等方式告知,如果质量检测不合格,采购再单独联系供应商发起退货。质检入库 / 退货流程不规范,管理困难。

现在:

  • 扫码一键质检:物料到达后,业务员可扫码录入本次质检明细,采购录入质检结果数量即可。
  • 便捷退货:发现不合格数据,采购可直接在线勾选对应批次货物申请退货。
  • 8D质量改善 :识别到问题后,采购可在线发起 8D 整改,督促供应商按标准进行改善

(2)财务协同:

过去:

• 供应商生成对账函通过微信、邮箱等发给采购员,采购员挨个审核无误后再盖章回传给供应商;

• 对账无误后,供应商将收款信息发给采购员,采购员再发给财务。财务打款完成后告知采购员,采购再通知供应商查看账户。

现在:

• 供应商选择对账周期即可自动生成对账数据,核对无误后一键发起对账;对账核对通过后自动回传到供应商;

• 供应商在线发起付款申请,采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务,财务完成审批付款后,自动提醒供应商。物料到达后,业务员可扫码录入本次质检明细,采购录入质检结果数量即可。

通过案例来看看企业家们如何一周实现采购供应链数字化管理

高创建工股份有限公司是建筑工程施工总承包特级和建筑行业(建筑工程、人防工程)设计甲级企业,并拥有市政公用工程、钢结构等多项一级资质,是年综合运营能力超百亿元的全产业链综合工程运营服务商,累计获得国 家及省部级以上优质工程 30 多项。

面临难题:

和大多数建筑企业一样,高创建工未通过简道云企业互联打通供应链之前,公司采购一直面临如下几个难题:

• 通过电话、微信、邮件等传统方式,和供应商一对一沟通,效率低且缺乏过程管理 • 通过 excel 和纸质文档扫描件,进行订单、对账单的传递,信息无法实时透明,低效,采购订单战线周期 被迫拉长;

• 通过 excel、手工纸质单据等方式,进行供应商之间的业务信息管理,低效易出错,文件易丢失,且查询困难导致无法追溯。

携手简道云打通采购供应链管理:

1.为什么选择简道云:

  • 简道云的互联功能帮助企业快速连接、管理外部供应商,并让供应商参与到采购流程的业务协作中。
  • 而简道云的自主搭建设计,能够让企业基于自身业务情况,搭建灵活的业务管理系统;

以上两点,完美契合了高创建工供应商关系维护、采购降本、业务多变的需求。牵手简道云后,高创建工在极 短的时间内,就搭建出了一套符合自身业务需求的采购供应链管理系统。

项目落地步骤:

1.自主搭建采购供应链信息化管理系统:

通过简道云的自主搭建功能,高创建工仅用 1 周就实现了采购需求、订单模块的信息化管理,直接打破了过去纸质 +excel 进行数据管理的困境。 在采购需求、订单管理的基础上,后续进一步搭建了询报价、收货、对账等模块,实现了采购供应链模块的全 面信息化管理。

2.构建互联平台,打通采购供应链:

通过简道云的企业互联构建的互联平台,实现和供应商随时随地的跨组织协作,才是真正打通了供应链”。 通过简道云的企业互联模块,高创建工构建了一套供应链通讯录: 供应商作为独立的组织存在,无需加入公司内部组织,所以不用担心公司组织架构及人员信息被外部人员获取, 但却依然可以实现全方位的跨组织协作。

基于供应链通讯录去进行业务权限的分配,供应商直接参与企业内的业务流。

3.实现采购协同管理:

(1)采购订单协同:

过去: 采购订单的下单效率低,前期需要通过电话、微信、邮件等反复沟通确认,最后以盖章后的 Excel或者扫描件 传递订单。

现在: 采购订单录入,内部审批完毕后就能直接流转到供应商,供应商在手机上即可收到订单并基于流程进行沟通, 最后一键完成订单确认。

(2) 发货协同:

过去: 供应商发货后如未及时告知发货进度,则需要采购进行跟进,并把发货记录再重复录入到系统记录。供应商发 货都是手写的各种纸质发货单,极易造成错收、多收、漏收等风险。

现在: 供应商在发货前,在系统录入发货信息,录入后自动提醒到采购。同时系统生成二维码(信息包含货物数量、 规格型号、单位),到货后库管员扫码即可自动录入到货信息,并与采购订单比对,进行确认收货。

(3)资质证书协同:

过去: 供应商要修改资质证书,只能通过微信、邮件、电话等方式找到采购,采购再把供应商要修改的信息在系统进行维护。

现在: 供应商登录企业互联账号,自己更新维护营业执照、开户许可证、法人身份证、承包范围对应资质等资料。

(4)数据实时可追溯 :

过去: excel、手工纸质单据等方式进行供应商之间的业务信息管理,查询困难导致数据无法追溯。

现在: 数据可追溯,所有的信息企业和供应商都可实时查看,不用担心数据的丢失和错乱。

采购数字化,随着技术的不断进步,采购数字化将成为企业不可或缺的一部分,助力企业在激烈的市场竞争中保持领先地位,实现可持续发展。让我们共同期待,采购数字化为企业带来的更多变革与机遇。

以上就是关于数字化采购的全部内容,希望对大家有所帮助。

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